Wanneer je een e-mail verzendt, wil je dat deze door de ontvanger wordt gelezen. Je ontvanger heeft waarschijnlijk spamfilters in zijn mailbox, die kunnen worden geactiveerd door verkeerde configuratie, of door een fout op je eigen mailserver. Zo kun je e-mails uit spam houden.
In dit artikel worden best practices uitgelegd voor het verzenden van e-mail.
De afzender
Je “van:”-adres moet een werkend e-mailadres zijn. Sommige mailservers vereisen een “van:”-adres, maar zelfs als dit niet vereist is, moet je een bestaand e-mailadres gebruiken, zodat je eventuele foutmeldingen (bounces) kunt ontvangen.
De ontvanger
We zien vaak dat ontvangers die niet in het “Aan:”-adresveld staan, bij de ontvanger in de spam map terechtkomen. Als de ontvanger wordt vermeld in de CC of BCC, verzend de e-mail opnieuw en vermeldt de ontvanger rechtstreeks in het “Aan:”-adresveld.
Het onderwerp
De onderwerpregel is misschien niet het eerste wat een spamfilter evalueert. Het is wel het belangrijkste waar ontvangers naar kijken, wanneer ze een e-mail als spam markeren. Door dit te doen, traint men de spamfilter om soortgelijke e-mails, ook als spam te herkennen. Daarom, is het kiezen van het juiste onderwerp belangrijk. Houdt bij het kiezen van een onderwerp rekening met: Wat zou mijn eerste indruk zijn als ik deze e-mail zou ontvangen? Als het antwoord “dit is spam” of “dit is mogelijk spam” is, kies dan een ander onderwerp.
De inhoud
Spamfilters evalueren de body (inhoud) van jouw e-mail. Probeer spam-achtige woorden te vermijden. Zorg er ook voor dat je mail voldoende tekst bevat. Voorbeeld: wanneer je een factuur naar je ontvanger stuurt, moet de hoofdtekst van deze e-mail meer woorden bevatten dan ‘zie bijlage’.
Bijlages
Over bijlagen gesproken: we zien vaak dat een e-mail zonder bijlage goed in de Inbox wordt afgeleverd. Terwijl dezelfde e-mail, met dezelfde afzender, ontvanger, onderwerp en zelfs dezelfde inhoud, in de spam-map terecht komt. Enkel doordat er een bijlage is toegevoegd. Probeer je e-mail dus te verzenden zonder bijlage.
Authenticatie, d.w.z. SPF, DKIM and DMARC
Zorg ervoor dat je SPF-records, DKIM-records en DMARC-records correct zijn aangemaakt en autoriseer de mailserver die de e-mail namens jou verzendt. Zo ben je er zeker van, dat anderen kunnen bepalen, of je namens het domein van de afzender mail mag versturen.
Zwarte lijst
Vermijd het gebruik van mailservers die op een zwarte lijst staan. Vermijd ook het linken of vermelden van domeinen in uw e-mail die op een zwarte lijst staan.
Hoe controleer je of je e-mail “goed” is
Dit is toch ingewikkeld? Nog ingewikkelder is het om te controleren of je e-mail daadwerkelijk aan deze best practices voldoet.
Gelukkig is er een gemakkelijke manier om de “spam-factor” van je e-mails te testen: mail-tester.com
Zorg ervoor dat je, je e-mail naar mail-tester.com stuurt, op exact dezelfde manier, met exact dezelfde inhoud. Met als enig verschil, dat het mail-tester.com e-mailadres vermeld moet worden, als een “Aan:” adres (het werkt niet in CC of BCC!).
Deze resultaten zullen je helpen je boodschap te verbeteren.
Ik heb alle tips opgevolgd en ik scoor een 10/10, maar mijn mail komt toch in de spambox terecht. Wat kan ik nog meer doen?
Helaas komt dit voor. Hoewel dit artikel helpt bij het voorkomen van aflever-problemen, zijn er talloze factoren die jouw e-mail naar de spam map kunnen sturen. Het probleem kan daarnaast ook bij de ontvanger liggen. De ontvanger heeft mogelijk zijn persoonlijke spamfilter getraind, door te veel e-mails met inhoud die lijkt op spam te ontvangen. Een ander probleem, kan een overgevoelige of anderszins slecht functionerende spamfilter zijn.
Wanneer je de aanbevelingen in dit artikel hebt opgevolgd en je score op mail-tester.com (bijna) perfect is, is de volgende stap; Evalueren waarom je e-mail is gemarkeerd als spam door de filter. Helaas is deze informatie alleen beschikbaar voor de server beheerder van de ontvanger. De enige manier om hier meer over te weten te komen, is door de ontvanger dit aan zijn/haar mailprovider te laten vragen. Het is belangrijk om de volgende informatie bij de hand te hebben:
- Wat is het ‘Van’ adres (verzender)
- Wat is het ‘Naar’ adres (ontvanger)
- Wat was het ‘onderwerp’
- Wanneer is de e-mail verzonden (datum, tijd, tijdzone)